Urząd Stanu Cywilnego w Krakowie rejestruje akty stanu cywilnego oraz wydaje odpisy, zaświadczenia i inne dokumenty wynikające z tych rejestrów. W strukturze urzędu działają referaty zajmujące się rejestracją akt, archiwum akt stanu cywilnego oraz stanowisko do spraw zmiany imienia i nazwiska. USC przyjmuje oświadczenia wymagane przez kodeks rodzinny i opiekuńczy oraz może przyjmować testament alograficzny jako oświadczenie ostatniej woli.
Co tu załatwisz?
W urzędzie dokonuje się rejestracji urodzeń, zawierania małżeństw cywilnych i rejestracji zgonów. Wydawane są odpisy aktów stanu cywilnego w formie zupełnej, skróconej i wielojęzycznej oraz zaświadczenia wymagane przy ślubach wyznaniowych. Referaty prowadzą też sprawy związane ze zmianą imienia i nazwiska, migracją akt sporządzonych za granicą oraz usuwaniem niezgodności w rejestrze PESEL.
Usługa udzielenia ślubu poza lokalem USC jest dostępna odpłatnie. Referat archiwum umożliwia wgląd w materiały archiwalne oraz wydaje nieuwierzytelnione reprodukcje i organizuje kwerendy archiwalne. Przyjęcie dokumentów do dziennika podawczego obsługuje odpowiednia komórka organizacyjna urzędu.
Jak umówić wizytę i jak działa system kolejkowy?
USC obsługuje wizyty w systemie elektronicznej kolejki oraz umożliwia wcześniejsze umawianie przez internet dla wybranych spraw. Niektóre czynności, w tym rezerwacja terminu ślubu, można zarezerwować elektronicznie; rejestracja zgonów nie podlega rezerwacji przez internet i odbywa się bez wcześniejszej rezerwacji. Bilety z systemu kolejowego wydawane są w określonych porach funkcjonowania urzędu i ich wydawanie może być wstrzymane, gdy przewidywany czas obsługi osób w kolejce uniemożliwi obsłużenie kolejnych klientów przed zakończeniem pracy referatu.
Wnioski można składać drogą elektroniczną przy użyciu podpisu: profil zaufany, e‑dowód lub podpis kwalifikowany. Wstępna rezerwacja terminu ślubu jest ograniczona czasowo; ostateczne potwierdzenie terminu następuje po osobistym złożeniu wymaganych dokumentów w USC.
Jakie dokumenty zabrać i ile to kosztuje?
Do większości spraw konieczny jest ważny dokument tożsamości oraz dowód uiszczenia opłaty skarbowej, gdy jest ona wymagana. Dokumenty sporządzone za granicą zwykle wymagają urzędowego tłumaczenia przez tłumacza przysięgłego, chyba że dokument jest odpisem wielojęzycznym zgodnym z Konwencją Wiedeńską. Zaświadczenie o braku przeszkód do zawarcia małżeństwa zachowuje ważność przez 6 miesięcy od daty sporządzenia.
Wybrane opłaty obowiązujące przy sprawach stanu cywilnego to opłata za wydanie zaświadczenia o stanie cywilnym oraz opłata za sporządzenie aktu małżeństwa, a także dodatkowa opłata za udzielenie ślubu poza USC i opłata za wydanie decyzji odmownej. Reprodukcje z archiwum wydawane są zwykle w terminie do 7 dni, a w razie kwerendy lub konieczności wyjaśnień termin może wydłużyć się do 14 dni. Osobiste zapoznanie z materiałami archiwalnymi wymaga uprzedniego umówienia wizyty mailowo lub telefonicznie.
Wydanie nieuwierzytelnionych reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego następuje najczęściej do 7 dni.
